Electronic Data Interchange (EDI)
Pertukaran informasi bisnis pada saat ini umumnya dilakukan dengan cara yang menggunakan kertas. Seiring dengan meningkatnya transaksi bisnis suatu perusahaan tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran informasi, kebutuhan akan bertambah jumlah personil yang sekaligus juga berarti menambah beban keuangan dalam perusahaan. Fakta-fakta ini telah menyebabkan ketidakefisienan dalam dalam bisnis, khususnya yang berkaitan dengan pertukaran informasi bisnis. Persoalan di atas tentu harus kita cara jalan keluarnya agar efisiensi dalam transaksi bisnis dapat ditingkatkan. Kehadiran internet menjadi sebuah jawaban untuk mengatasi berbagai problema di atas. Namun, jaminan keamanan dalam transaksi melalui internet telah menimbulkan kekhwatiran orang untuk bertransaksi melalui media maya ini. Kehadiran Electronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut.
EDI Merupakan mekanisme untuk pertukaran data-data untuk keperluan bisnis secara elektronis. Adanya EDI dapat mempercepat proses bisnis. Kelemahan EDI adalah implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Dengan adanya Internet, mulai muncul EDI (over) Internet, dan Open EDI yang diharapkan dapat menekan biaya dengan menggunakan Internet.
Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni :
- Pesan standar
Pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. - Perangkat lunak EDI
Berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai. - Komunikasi
Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi.
Ada beberapa Manfaat EDI langsung berasal dari teknologi yaitu :
- Manfaat langsung dari pengurangan kesalahan, pengurangan biaya, dan peningkatan efisiensi operasional. Manfaat lain di hasilkan oleh manfaat langsung.
- Manfaat tidak langsung dari peningkatan kemampuan bersaing, hubungan dengan mitra dagang yang lebih baik, dan pelayanan pelanggan yang lebih baik..
Adapun kendala-kendala yang dijumpai di dalam penerapan sistem ini adalah:
- Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
- Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.
- Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.
Prinsip Teknologi EDI
Prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.
Teknologi EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.
Tujuan Utama
Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga
Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.
Componen Dasar EDI
- Hub (pihak yang memberikan perintah)
- Spoke (pihak yang menerima perintah)
- Computer (sebagai electronic hardware)
- Electronic software
Software OS-EDI yang digunakan berupa
- Bayan Commerce
- IDX-IDEA
- NextGen-EDI
- RAXINC
- Dll
Standard EDI yang belaku saat ini adalah
- SPEC 2000
- ANSI X12 Standard AS dan Canada
- EDIFACT (Standard Eropa)
- IEF
- Dll
Kelebihan/keutamaan EDI
- Revenue Stream yang baru
- Meningkatkan market (exposure)
- Menurunkan biaya operational (operational cost)
- Memperpendek waktu,automatic
- Mengurangi informasi data yang mengembang
- Meningkatkan supplier management
- Melebarkan jangkawan (global reach)
- Meningkatkan customer loyality (customer service)
- Meningkatkan value chain
Syarat dapat dilakukannya proses EDI
- Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)
- Scope of agreement (electrical supply service in the cooperative)
- Third-party service provider
- Electonic transaction menyampaikan ke provider)
- Privider melanjutkan ke penerima (spoke) dengan merenspon harga dan jumlah barang
- System operation (merawat dan menjaga system operasional EDI
- Security Procedures (selalu mengikuti prosedur pelaksanaan untuk menghindari masalah
- Tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas
- Bebas dari computer viruses
- Data recovery and retention
- Testing
Transmission EDI (pemancaran EDI)
- Proper receipt (penyesuaian tanda terima)
- Verification
- Responses transaction
- Transmital yang berlulanga kali
Transaction terms (transaksi EDI)
- Cooperative CSP tarif
- Convidentialy
- Validity (Enforceability)
- Pihak Hup menyampaikan agreemant ke pihak spoke
- Pihak spoke Aggrement to executed CSP (Competitive
- Service Providers)
- Adanya persetujuan sah
Step proses Proper receipt and Verification EDI
- Enter claim information (masukkan permintaan data)
- Enter data and complete instruction.
- Data akan di ferifikasi (data and/or attachments
- Transmit Data
- Retrieve and review reports
- Prepare and mail attachments with EDI labels
Pemanfaatan EDI di Indonesia nampaknya masih belum mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang signifikan. Masih sangat jarang yang memanfaatkan system ini sebagai salah satu komponen teknologi informasi. Definisi EDI sendiri ialah pertukaran data secara elektronik antar perusahaan dengan menggunakan format data standar yang telah disepakati bersama. Dengan EDI ini perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pertukaran data baik didalam internal organisasi ataupun dengan pihak stakeholder. Berikut ini ialah keuntungan yang akan didapatkan organisasi jika menerapkan EDI :
- Penghematan Biaya : Penghematan ini didapatkan karena dengan EDI tidak akan ada biaya kertas, tidak ada biaya penyimpanan dokumen kertas dan tidak akan ada biaya pengiriman dokumen kertas.
- Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.
- Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi dengan ECC (Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera diperbaiki.
- Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.
- Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara EDI. Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.
Dalam implementasinya, EDI dapat digunakan untuk berbagai macam bidang baik itu jasa ataupun manufaktur. Implementasi EDI tersebut akan bergantung pada permasalahan yang dihadapi organisasi dan seberapa jauh organisasi tersebut membutuhkan EDI untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Berikut ini ialah beberapa bidang yang dapat menerapkan EDI didalam proses bisnisnya :
- Supply Chain Management : logistik, manufaktur, distributor, retailer (supermarket), farmasi, export, import.
- Transportasi : perusahaan pelayaran, perusahaan penerbangan, pelabuhan laut, bandara udara, qic (quarantine immigration customs) , freight forwarder, courier, ppjk, bank, warehousing (pergudangan), terminal peti kemas, asuransi, surveyor.
- Keuangan : transaksi antar bank, transaksi perbankan lainnya, asuransi, transaksi lembaga keuangan lainnya, dll.
- Pemerintahan : bea cukai, perpajakan, pelayanan jasa kepada masyarakat, kantor perbendaharaan negara, biro pusat statistik, perijinan-perijinan, imigrasi, kependudukan, perindustrian& perdagangan, karantina, dll.
EDI dapat dapat diimplementasikan diimplementasikan apabila apabila ada ada suatu suatu komuniti dimana didalamnya ada ada pihak pihak yang yang disebut hub dan spoke. Hub adalah pihak pihak yang mewajibkan mitra kerjanya yaitu yang disebut spoke untuk menggunakan EDI. Selain itu, organisasi yang akan menerapkan EDI juga harus memenuhi standar yang telah ditetapkan. Standar tersebut mencakup aspek software dan hardware yang akan digunakan serta format data elektronik. Standar internasional EDI yang berlaku saat ini ialah :
- Automotive Industry Action Group (AIAG)
- 12, yang merupakan standar yang berlaku di U.S.dan Canada
- EDI for Administration, Commerce, and Trade (EDIFACT), yang merupakan standar yang berlaku diEropa.
Referensi :
Comments
Post a Comment